ความรู้ที่เกี่ยวข้องกับงานเลขานุการ
ในปัจจุบันผู้บริหารต่างมองเห็นความสำคัญและความจำเป็นที่ต้องมีเลขานุการที่มีความรู้ความสามารถไว้ช่วยงาน เนื่องจากผู้บริหารมีภาระในการทำงานที่สำคัญ ๆ ในเรื่องต่าง ๆ เช่น การวางแผนการดำเนินงานของหน่วยงาน การกำหนดนโยบายของหน่วยงานเพื่อให้เกิดความก้าวหน้าและประสบความสำเร็จ การตรวจและติดตามผลการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องการผู้ที่มีความรู้ความสามารถและไว้วางใจได้มาช่วยงาน เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานในด้านต่าง ๆ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วถูกต้องตามที่ต้องการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเลขานุการนั้นมีอิทธิพลต่อการทำงานของผู้บริหารทั้งทางตรงและทางอ้อม จึงนับได้ว่าเลขานุการเป็นผู้ที่มีส่วนสำคัญอย่างมากที่จะทำให้งานของผู้บริหารประสบผลสำเร็จหรือล้มเหลวได้
ดังนั้น ในการดำเนินธุรกิจประเภทต่าง ๆ จึงจำเป็นต้องพึ่งพาอาศัยผู้ที่ทำงานในหน้าที่เลขานุการด้วยกันทั้งสิ้น หรืออาจกล่าวได้ว่าเลขานุการเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญและความจำเป็นต่อหน่วยงานต่าง ๆ ทุกประเภทนั่นเอง ดังคำกล่าวที่มีผู้เปรียบเปรียบเปรยไว้ว่า "ถ้าเลขานุการในโลกนัดหยุดงานพร้อม ๆ กันแล้วธุรกิจทุกอย่างทั่วโลกต้องหยุดชะงักตามไปด้วย"
จึงสรุปได้ว่างานอาชีพเลขานุการเป็นงานที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นต่อผู้บริหารและการดำเนินธุรกิจที่จะขาดเสียมิได้ แต่สิ่งที่สำคัญที่ทำหน้าที่เลขานุการควรมีทักษะความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงานสำนักงานในทุก ๆ ด้าน โดยเฉพาะในปัจจุบันเลขานุการจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ได้เป็นอย่างดี ตลอดจนเป็นผู้ที่มีคุณธรรมในการปฏิบัติหน้าที่ ซึ่งจะนำไปสู่ความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของบุคลากรทุก ๆ ฝ่าย
ความหมายของคำว่า "เลขานุการ"
"เลขานุการ" สนธิมาจากคำว่า "เลขา+อนุการ" เป็นเลขานุการ ซึ่งความหมายของ "เลขา" แปลว่า ลาย รอยเขียน ตัวอักษร การเขียน งามดังเขียน ส่วนคำว่า "อนุการ" แปลว่า การทำตาม การเอาอย่าง อย่างไรก็ตาม จากพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน ฉบับปี พ.ศ. 2542 ให้ความหมายของคำว่า "เลขานุการ" หมายถึง ผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือหรืออื่น ๆ ตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง
ในภาษาอังกฤษ Secretary ซึ่งมีรากศัพท์มาจากภาษาลาตินว่า "Secretum" หรือ "Secret" แปลว่าความลับ ดังนั้น Secretary จึงเป็นว่าผู้ความลับ ผู้รักษาความลับ ฉะนั้น การรักษาความลับ จึงเป็นคุณสมบัติที่สำคัญอย่างยิ่งของผู้ที่ทำหน้าที่ในตำแหน่งเลขานุการ
นอกจากนี้ ยังแยกศัพท์ของตัวอักษรที่ประกอบเป็นคำว่า Secretary ได้ดังนี้
S = Sense คือ ความสำนึกในหน้าที่ว่าสิ่งใดความทำและไม่ควรทำ
E = Efficiency คือ ความสามารถในการปฏิบัติงานได้มีประสิทธิภาพ
C = Courage คือ ความกล้าหาญ กล้ากระทำในสิ่งที่ดีโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิด
R = Responsibility คือ ความรับผิดชอบในการทำงาน
E = Energy คือ การมีกำลังใจ มีสุขภาพดี
T = Technique คือ การมีเทคนิคในการทำงาน
A = Active คือ ความว่องไวไม่ล่าช้าเพื่องานจะได้สำเร็จตามจุดมุ่งหมาย
R = Rich คือ ความเป็นผู้มีคุณธรรม
Y = Youth คือ ความมีชีวิตชีวา อยู่ในวัยหนุ่มสาว
นอกจากงานในตำแหน่งเลขานุการแล้ว ยังมีลักษณะงานที่มีตำแหน่งหน้าที่ใกล้เคียงกับงานอาชีพเลขานุการที่มักจะได้ยินกันอย่างแพร่หลาย คือ "เลขาธิการ" และ "อักษรเลข"
ตำแหน่งเลขาธิการนี้หมายถึง ผู้ดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง เช่น เลขาธิการคณะรัฐมนตรี เลขาธิการรัฐสภา เลขาธิการพรรคการเมืองต่าง ๆ เป็นต้น
สำหรับตำแหน่งอักษรเลข หมายถึง ตำแหน่งในคณะกรรมการการปกครองส่วนท้องถิ่นที่มีมาแต่โบราณ ใช้เรียกผู้ทำหน้าที่เลขานุการของผู้ว่าราชการจังหวัด
ประเภทของเลขานุการ
เลขานุการสามารถแบ่งตามหลักวิชาการและตามคุณสมบัติได้ดังนี้
1. ตามหลักวิชาการ แบ่งประเภทเลขานุการออกเป็น 4 ประเภท คือ
1.1 เลขานุการประจำตำแหน่ง (Position Secretary) คือ ตำแหน่งประจำที่ได้กำหนดไว้อย่างแน่นอนในหน่วยงานหรือองค์การ โดยกำหนดอัตราเงินเดือนและหน้าที่ไว้แน่นอน ได้แก่ เลขานุการกรม เลขานุการองค์การ และเลขานุการบริษัท
1.2 เลขานุการประจำตัวบุคคล หรือเลขานุการส่วนตัว (Private or Personal Secretary) หมายถึง เลขานุการส่วนตัวที่ปฏิบัติหน้าที่ตามคำสั่งโดยตรงของผู้บังคับบัญชา เลขานุการจะทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยทั้งในงานและกิจการส่วนตัว ได้แก่เลขานุการนายกรัฐมนตรี เลขานุการนักธุรกิจ นักแสดง เป็นต้น
1.3 เลขานุการกิติมศักดิ์ (Honorable Secretary) คือ บุคคลที่ได้รับเชิญให้มาทำหน้าที่เลขานุการในกรณีพิเศษ เป็นตำแหน่งที่มีเกียรติ ส่วนมากจะเกี่ยวกับงานการกุศล สมาคม จะไม่มีเงินตอบแทนหรือเงินเดือนประจำ เช่น เลขานุการสภากาชาดไทย
1.4 เลขานุการพิเศษ (Special Secretary) คือ ผู้ที่มีตำแหน่งหน้าที่และได้รับเงินเดือนประจำอยู่แล้ว แต่ได้รับเชิญหรือแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เลขานุการเป็นการชั่วคราวหรือเป็นการเฉพาะในงานใดงานหนึ่ง เมื่อสิ้นสุดลงตำแหน่งเลขานุการก็จะพ้นหน้าที่ตามไปด้วย ได้แก่ เลขานุการในการประชุม การอบรม การสัมมนา
2. ตามคุณสมบัติ แบ่งออกเป็น 3 ประเภทคือ
2.1 เลขานุการบริหาร (Executive Secretary or Administrative Secretary) หรือเลขานุการองค์การ คือ เลขานุการที่ทำหน้าที่ช่วยงานในด้านการบริหารงานต่าง ๆ ของผู้บริการ เช่น ด้านนโยบาย งานวางแผน การประสานงาน เลขานุการประเภทนี้มักมีผู้ช่วยที่เรียกว่า Correspondence Secretary มาช่วยปฏิบัติงานด้านเอกสารให้
2.2 เลขานุการอาวุโส หรือเลขานุการชั้นสูง (Senior Secretary) หมายถึง เลขานุการที่มีประสบการณ์ในการทำงานมานาน เป็นที่ยอมรับนับถือและได้รับความไว้วางใจจากนายจ้างหรือผู้บังคับบัญชามอบหมายอำนาจหน้าที่และตัดสินใจในการปฏิบัติงานมากกว่าเลขานุการระดับต้น
2.3 เลขานุการระดับต้น (Junior Secertary) หรือเลขานุการระดับสามัญ หมายถึง เลขานุการที่พึ่งสำเร็จการศึกษาใหม่และยังไม่มีประสบการณ์ในการทำงานมาก่อน ลักษณะงานที่ปฏิบัติส่วนใหญ่เป็นงานประจำวัน (Routine) หรือการปฏิบัติงานทั่วไปในสำนักงาน
ที่มา http://www.tice.ac.th/Online/Online1-2548/nantaporn/new_page_b1.htm
